Mieterdaten und ChatGPT: Was darf in den Prompt – und was nicht?

KI-Tools sind im Verwaltungsalltag angekommen – und mit ihnen die Frage: Dürfen Mieterdaten in einen Prompt? Die kurze Antwort: personenbezogene Daten nur, wenn die rechtliche Grundlage und der Anbieter es hergeben. Die lange Antwort folgt.

Die Faustregel

Behandeln Sie jeden Prompt wie eine E-Mail an einen externen Dienstleister ohne Auftragsverarbeitungsvertrag: Was Sie dort nicht hineinschreiben würden, gehört auch nicht in ein KI-Tool ohne AVV und EU-Datenverarbeitung.

Drei Praxisbeispiele

1. Mahnschreiben formulieren: Unkritisch, wenn Sie Platzhalter verwenden („Mieter M, Rückstand X €“) und die echten Daten erst im eigenen System einsetzen.
2. Protokoll zusammenfassen: Eigentümernamen und Wohnungsnummern vorher entfernen oder ein Tool mit AVV und EU-Hosting verwenden.
3. Bonitätseinschätzung: Tabu. Automatisierte Bewertung von Personen berührt Art. 22 DSGVO und je nach Ausgestaltung die Hochrisiko-Kategorien der KI-VO.

Organisation schlägt Verbot

Ein pauschales KI-Verbot funktioniert in der Praxis nicht – es verlagert die Nutzung nur ins Private („Schatten-KI“). Besser: eine kurze KI-Richtlinie, geschulte Mitarbeitende und freigegebene Tools mit AVV.

Dieser Beitrag ist ein Entwurf und ersetzt keine Rechtsberatung.